定岗定员的方法及要求

在部门职能划分完成后，岗位设置就成为关键的工作。此项工作涉及个人利益，关系组织效率，非常敏感，也非常重要。
岗位设置
1、设置岗位之前，应该对企业的各种岗位名称进行规范，并写出“规范岗位名称一览表”； 
2、岗位设置中可能会遇到以下几种情况：A岗位工作重要性大（注：岗位工作重要性是指岗位工作与本部门的核心职能的接近程度。下同），工作负荷大；B岗位工作重要性大，工作负荷小；C岗位工作重要性小，工作负荷大；D岗位工作重要性小，工作负荷小。
3、当然，严格讲，制定定员一般是以工作日写实为基础依据。研究者（专家组或企业项目组成员）对职务操作现场进行实地观察、记录，进行工作日写实。根据工作日写实资料，计算每一个岗位的工时有效利用率。一般标准是：工时利用率在80%以上，岗位基本满负荷，应该维持现有工作负荷；50%—80%，应该增加工作职责和工作内容；30%—50%应该考虑兼任另一岗位工作；30%以下，应该考虑撤消，工作由其他岗位兼任。对特殊岗位，做专门处理。这种方法虽然科学，但是，需要的工作量极大，需要耗费大量的人力物力。
4、介绍一种较为简单的方法
（1）由最熟悉各岗位工作的人员组成研究小组，按照部门职能划分方案，将部门的所有职能分为核心职能、比较重要职能、一般职能； 
（2）列出完成这些职能需要做什么工作，完成这些工作应该设什么岗位，列出可能有的岗位清单；
（3）对这些岗位的工作负荷进行估计，并将这些岗位按照A、B、C、D类进行分类；
（4）做出岗位设置与定员草案，报研究组组长；
（5）研究组组长根据行业特点、同类其他企业情况、自己企业的情况、自己的经验，对草案做出相应修改，交项目组；
（6）项目组将各研究小组的方案汇总，交领导小组；
（7）领导小组讨论、修改、定稿。
（8）将岗位设置与定员方案在全公司公布。
（9）职务说明书编写的培训。

5、注意问题

（1）“精干、高效”是岗位设置的首要原则，研究组有关人员应该以严肃、负责的精神严格要求自己；

（2）初次定下的岗位设置与定员方案肯定带有草案性质，运行半年后，要进行调整，为给下次调整提供依据，在第二年拟实行“工作日写实”制度，具体实行方法如下：

  由专家组进行工作日写实方法的培训，并提供工作日写实的标准格式；

给每一位员工发放工作日写实日记本，并在工作现场设置工作日写实挂版；

规定每两个小时记录一次。记录内容为这两个小时内从事工作的内容、工作任务的来源、工作地点、服务对象或协作者姓名、工作成果形式、成果认定者姓名等；

确因工作原因不能及时记录的，在事后尽短时间内补记；

记录后，一律把写实本挂在挂版上，供任何人翻阅；

项目组成员进行巡回检查，并对每一个写实信息进行真实性评价，必要时进行调查核实；

每个月评价一次，将写实记录本收齐，由项目组进行综合评价，计算出每一个职务的工时有效利用率；

将计算出的工时利用率张榜公布，接受员工的咨询与质疑，由项目组进行答疑；

计算自实行开始4个月或5个月的平均工时利用率，以此为依据，进行岗位设置与定员的调整。

（3）如果某个系统中，个别部门的岗位设置和定员，需要进行调整，例如，有的岗位需要撤消，或定员需要减少，则，由人力资源部提出指标，由各系统负责人完成本系统的裁员方案。并负责裁员方案的实施。（人力资源部根据实际测定资料确定裁员数量，系统负责人确定撤消什么岗位、合并什么岗位、谁应该离开岗位）

（4）显然，如果现在估计不准，或者一味地要求增加岗位，到时可能有很大压力，所以，各部门负责人要严格把关。