试论建立会计电算化系统的内控制度

                                    (内蒙古包钢钢联股份有限公司，内蒙古 包头 014000)
摘 要：本文简要介绍了会计电算化系统的开发和实施、发展控制、管理控制和对计算机会计系统日常运行过程的日常控制。
关键词：会计电算化；内控制度
中图分类号：F233  文献标识码：A  文章编号：1007—6921(2008)02—0015—02
      内部控制关系到企业财产物资的安全完整和会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性。企业为实现既定的管理目标，必需建立起了一整套内部控制制度，以保证企业有序、健康地发展。企业在建立了电算化会计系统后，企业会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化。由于使用了计算机，会计数据处理的速度加快了，会计核算的准确性和可靠性得到了极大的提高，减少了因疏忽大意及计算失误造成的差错。但是，也为企业的内部控制带来了许多前所未有的新问题，对企业内部控制制度造成了极大的冲击，使企业内部控制制度在新的环境下显得落后于形势了，由于电算化会计系统的特殊性，建立一整套适合电算化会
计系统的内部控制制度就显得尤为重要。
      电算化会计系统对内部控制的特殊要求主要体现在：①计算机的使用改变了企业会计核算的环境，企业使用计算机处理会计和财务数据后，会计部门不仅利用计算机完成基本的会计业务，会计信息的网上实时处理成为可能，业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作，内部控制制度的范围和控制程序较之手工会计系统更加广泛，更加复杂。②电算化会计系统改变了会计凭证的形式。电算化会计系统的重点由对人的控制为主转变为对人、机控制为主，控制的程序也应当与计算机处理程序相一致。③计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度。随着计算机使用范围的扩大，同时计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，因此电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂，而且还要有各种控制的计算机技术手段几个方面。
      由此可见，计算机会计系统的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较，计算机会计系统的内部控制是范围大、控制程序复杂的综合性控制，是控制的重点为职能部门和计算机数据处理部门并重的全面控制，是人工控制和计算机自动控制相结合的多方位控制。
      计算机会计系统的内部控制制度，从计算机会计系统的建立和运行过程来看，可分为对系统开发和实施的系统发展控制、对计算机会计系统各个部门的管理控制、对计算机会计系统日常运行过程的日常控制。
1 系统开发、发展控制
      计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发过程中系统分析、系统设计、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业发展需求，系统更新的可行性研究，更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的主要内容一般包括以下几方面。
1.1 授权和领导认可
      计算机会计系统的开发项目一般投资金额都比较大，同时对现有计算机会计系统的任何改动都可能危及整个系统的安全可靠，因此必须得到授权和领导认可。而且领导的授权和认可也有利于保证系统开发和发展的物资和资金的需要。
1.2 符合标准和规范
      计算机会计系统的开发和发展项目，不论是自行组织开发还是购买商品化软件，都必须遵循国家有关机关和部门制订的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统各功能模块的设计等等。   
1.3 人员培训
      计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，包括让这些人员了解系统投入运行后新的内部控制制度、计算机会计系统运行后的新的凭证流转程序、计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等。
1.4 系统转换
      企业在系统转换之际，采用新旧系统并行运行一段时间，以便检验新的计算机会计系统。并行运行的时间一般至少为三个月。
1.5 程序修改控制
      企业经营活动变化及经营环境变化，可能导致使用中的软件进行修改，计算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改，所有与软件修改有关的记录都应该打印后存档。
2 管理控制
      管理控制是指企业建立起一整套内部控制制度，以加强和完善对计算机会计系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。管理控制包括组织机构的设置、责任划分、上机管理、档案管理、设备管理等等。
2.1 组织机构设置
      企业实现了会计电算化后，应对原有的组织机构进行适当的调整，以适应计算机会计系统的要求。企业可以按会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、数据处理组和会计信息分析组等组室；也可以按会计岗位和工作职责划分为计算机会计主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析等岗位。
2.2 职责划分
　　  内部控制的关键之点就在于不相容职务的分离，不相容的职务主要有系统开发、发展的职务与系统操作的职务；数据维护管理职务与电算审核职务；数据录入职务与审核记账职务；系统操作的职务与系统档案管理职务等，应建立一整套符合职责划分原则的内部控制制度，同时还应建立起职务轮换制度。
2.3 上机管理
　　  一般来讲，企业对用于计算机会计系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等，此外，会计软件也应该有完备的操作日志文件。
2.4 档案管理
      计算机会计系统有关的资料应及时存档，企业应建立起完善的档案制度，加强档案管理。一个合理完善的档案管理制度一般有合格的档案管理人员、完善的资料借用和归还手续、完善的标签和索引方法、安全可靠的档案保管设备等。除此之外，还应定期对所有档案进行备份的措施，并保管好这些备份。
2.5 设备管理
      对于用于计算机会计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备能够正常运行。
3 日常控制
　　  日常控制是指企业计算机会计系统运行过程中的经常性控制。日常控制包括经济业务发生控制、数据输入控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输出控制和数据储存控制等。
3.1 业务发生控制
      业务发生控制又称“程序检查”，主要目的是采用相应的控制程序，甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务。
3.2 数据输入控制
      数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的授权，并经有关的内部控制部门检查；其次，应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验，如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。
3.3 数据通讯控制
      企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。如将大量的经济业务划分成小批量传输，数据传输时应顺序编码，传输时要有发送和接收的标识，收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈，每批数据传输时要有时间、日期记号等等。
3.4 数据处理控制
      数据处理控制是指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和可靠性进行的控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。　　
3.5 数据输出控制
      数据输出控制是企业为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出数据是否能满足使用部门的需要。
3.6 数据存储和检索控制
      为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被适当地储存，便于调用、更新和检索，企业应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号，文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明，对整个修改更新过程都应作好登记，计算机会计系统应具有必要的自动记录能力，以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。